DPO obbligatorio: in quali casi deve essere previsto?

Il Data Protection Officer (DPO), o Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), è una figura introdotta dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) per garantire il rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali.

Con il GDPR, infatti, aziende e organizzazioni sono rivestite di un ruolo importantissimo nella gestione dei dati di utenti e clienti: ad esempio, le aziende europee devono notificare all’Autorità di Protezione dei Dati qualsiasi violazione dei dati personali (Data Breach) e sono previste severe sanzioni, sia pecuniarie (multe che possono arrivare sino al 4% del fatturato globale) che penali per il titolare del trattamento.

È quindi fondamentale per le aziende comprendere il valore dei dati personali trattati e avere consapevolezza degli ingenti danni reputazionali ed economici dovuti alla perdita degli stessi. È questo il compito di un DPO.

I ruoli del Data Protection Officer

Nello specifico i compiti del DPO sono:

1. informare e consigliare le organizzazioni e i loro dipendenti sui loro obblighi derivanti dal GDPR e dalla normativa nazionale;
2. sorvegliare l’osservanza del GDPR e delle policies interne in materia di data protection, compresi l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale e i relativi audit;
3. fornire, se richiesto, un parere sulla valutazione d’impatto del trattamento sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento;
4. cooperare con le autorità di controllo e fungere da loro punto di contatto per facilitare l’accesso, da parte di queste, ai documenti ed alle informazioni necessarie per lo svolgimento dei compiti del Data Protection Officer, nonché ai fini dell’esercizio dei poteri di indagine, correttivi, autorizzativi e consultivi alle stesse attribuite dal GDPR.

La nomina del DPO è obbligatoria in alcuni casi specifici, mentre in altri è facoltativa.

Data Protection Officer: i casi in cui è obbligatorio

La normativa GDPR individua i tre casi in cui la nomina è obbligatoria:

1. Quando il trattamento è svolto da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico.
2. Quando le attività principali (o primarie) dell’organizzazione consistono in trattamenti che, richiedono il “monitoraggio regolare e sistematico” degli interessati “su larga scala”.
3. Quando le attività principali dell’organizzazione consistono nel trattamento “su larga scala” di dati sensibili (condizioni di salute, orientamento sessuale, ecc.) o dati giudiziari (relativi a condanne penali e reati).

L’RPD o DPO deve essere figura interna o esterna a un’azienda?

Come abbiamo visto, il Responsabile della Protezione dei Dati o Data Protection Officer è una figura esperta nella protezione dei dati, il cui compito è valutare e organizzare la gestione del trattamento di dati personali, e dunque la loro protezione, all’interno di un’azienda, di un ente o di una associazione, affinché questi siano trattati in modo lecito e pertinente.

È uno specialista dotato di skills giuridiche e legali, manageriali e tecnico-informatiche.

Un ruolo delicato, con competenze trasversali, che in un’azienda non è facilmente individuabile.

Per questo motivo, sebbene sia possibile individuarlo internamente, gli investimenti e le competenze richieste portano spesso un’azienda a individuare un consulente esterno, il “DPO as a Service”.

L’outsourcing del Data Protection Officer

L’outsourcing del DPO, rappresenta una scelta appropriata per la maggior parte delle aziende, per sgravarsi delle incombenze previste e garantire l’opportuna autonomia a questo ruolo evitando un pericoloso conflitto di interessi interno.

I principali vantaggi dell’outsourcing:

• Delegare l’attività e il ruolo del DPO a un team altamente specializzato multidisciplinare costantemente aggiornato con competenze legali, tecnologiche, di processi e di sicurezza.
• Costi ridotti rispetto all’assunzione di figure interne dedicate ai singoli temi.
• Servizio modellato in base alle esigenze e alla tipologia di business delle aziende clienti.
• Per fornire un supporto continuativo al cliente per essere compliance alla normativa GDPR e rispettare i requisiti di imparzialità.

Axitea ha reso disponibile per grandi & piccole aziende e organizzazioni soluzioni di “DPO as a Service”, che rende disponibile un Responsabile per la Protezione dei Dati esterno senza le particolari gravosità organizzative ed economiche previste invece da una figura interna a un’azienda o organizzazione.

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